I. Vị trí, chức năng

Phòng Hành chính - Tổng hợp là phòng chuyên môn thuộc Thư viện Tổng hợp tỉnh Thừa Thiên Huế, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc thực hiện các công tác: Hành chính; quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và chế độ chính sách; kế hoạch - tài chính; tổng hợp tình hình hoạt động, kế hoạch công tác; quản lý cơ sở vật chất, đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc của đơn vị.

II. Nhiệm vụ, quyền hạn

1. Công tác Hành chính

a) Thực hiện công tác tổng hợp, xử lý thông tin, điều phối và tổng hợp tình hình hoạt động của Thư viện theo chương trình, kế hoạch công tác, quản trị, quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc của Thư viện; đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng chuyên môn nghiệp vụ; tổng hợp báo cáo tháng, sơ kết, tổng kết, định kỳ và đột xuất. Trình Giám đốc ban hành, phát hành thông báo giao ban định kỳ của cơ quan, tổ chức và đôn đốc viên chức, người lao động nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của Thư viện.

b) Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và con dấu, thực hiện quy trình văn bản đến và đi theo các quy định hiện hành của Nhà nước; quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư của Thư viện.

c) Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, trang thiết bị định kỳ hàng năm theo quy định; đảm bảo hệ thống điện thoại, điện, nước, phương tiện làm việc phục vụ hoạt động của đơn vị. Mua sắm, nhập, xuất vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ và các hoạt động khác của đơn vị theo quy định hiện hành của Nhà nước; quản lý kho hành chính của đơn vị.

d) Chuẩn bị cơ sở vật chất, hoạt động lễ tân, phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ của Thư viện.

đ) Quản lý và điều phối phương tiện ô tô phục vụ công tác.

e) Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh, phòng chống cháy nổ và cứu hộ, cứu nạn; chăm sóc sức khỏe cho viên chức, người lao động trong đơn vị.

2. Công tác tổ chức cán bộ

a) Thực hiện các thủ tục hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, nghỉ hưu, cho thôi việc… đối với viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật và các văn bản có liên quan.

b) Quản lý hồ sơ hồ sơ viên chức, người lao động; thực hiện quy trình quản lý nhân sự, bổ sung hồ sơ lý lịch hàng năm theo quy định.

c) Giải quyết chính sách lao động tiền lương và những chế độ chính sách khác theo quy định của pháp luật.

d) Xây dựng các đề án nhân sự đáp ứng yêu cầu hoạt động của Thư viện; tổ chức, xây dựng và thực hiện công tác quy hoạch, điều động, luân chuyển, công tác đào tạo và bồi dưỡng viên chức và người lao động; phối hợp với các phòng chuyên môn xây dựng và thực hiện kế hoạch, chương trình đào tạo ngắn hạn, dài hạn ở trong và ngoài nước; giải quyết các chế độ chính sách (nếu có) khi cử người đi đào tạo, bồi dưỡng.

đ) Chủ trì, phối hợp nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế của cơ quan.

e) Thường trực Hội đồng thi đua, Khen thưởng, Hội đồng kỷ luật, Hội đồng lương của đơn vị; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo sự phân công của Giám đốc.

3. Công tác kế hoạch - tài chính

a) Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn xây dựng và trình Giám đốc phê duyệt chiến lược, chương trình mục tiêu, kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn.

b) Tổng hợp xây dựng dự toán năm của đơn vị, lập dự toán các khoản ngoài định mức trình lãnh đạo đơn vị và các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

c) Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Phối hợp thực hiện các công tác có liên quan trong quá trình thanh quyết toán, giải trình với cơ quan thanh tra, kiểm toán.

d) Tổ chức xây dựng mức thu phí, lệ phí để trình các cấp thẩm quyền xem xét, phê duyệt.

đ) Phối hợp với các phòng chuyên môn thực hiện nghiệp vụ thu, chi ngân sách các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động khác của cơ quan theo quy định hiện hành của Nhà nước.

e) Thực hiện việc chi trả lương tháng, các chế độ, chính sách cho viên chức, người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước.

g) Tổ chức ghi chép hạch toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh; thực hiện và báo cáo kết quả kiểm kê tài sản và đề xuất các biện pháp giải quyết.

h) Quản lý tài chính của đơn vị; kiểm soát chứng từ tạm ứng và thanh toán tạm ứng trình Giám đốc. Phê duyệt và tổ chức đôn đốc thu hồi các khoản tạm ứng đến thời hạn thanh toán; quản lý hồ sơ, chứng từ thanh quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.

i) Lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.

k) Cung cấp số liệu kế toán để phục vụ công tác lập kế hoạch, chiến lược và xây dựng các mức thu trên cơ sở các quy định hiện hành của Nhà nước về bảo mật thông tin.

4. Công tác an ninh, bảo vệ

a) Xây dựng phương án bảo vệ, tuần tra, canh gác đảm bảo trật tự an ninh, an toàn trong phạm vi Thư viện.

b) Xây dựng nội quy, quy chế và thực hiện các kế hoạch, phương án, biện pháp bảo vệ an ninh trật tự và an toàn phòng chống cháy nổ trong tòa nhà Thư viện; quản lý và sử dụng thành thạo các phương tiện, dụng cụ phục vụ cho công tác đảm bảo an toàn, an ninh, phòng cháy chữa cháy.

c) Kiểm tra, kiểm soát người và phương tiện, tài sản ra vào tòa nhà theo đúng nội quy, quy định của Thư viện; có phương án hướng dẫn bạn đọc, khách đến liên hệ công tác và trông giữ xe.

d) Đôn đốc kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của cơ quan, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý các hành vi vi phạm.

đ)  Phối hợp với chính quyền địa phương, cơ quan công an các cấp, các tổ chức quần chúng xây dựng phong trào bảo vệ an ninh và trật tự an toàn xã hội, công tác phòng cháy, chữa cháy của cơ quan.

III. Cơ cấu tổ chức và số lượng người làm việc

1. Cơ cấu tổ chức

a) Phòng Hành chính - Tổng hợp có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng (số lượng Phó trưởng phòng theo quy định), một số viên chức và người lao động.

- Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Thư viện và trước pháp luật về toàn bộ các lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Phó trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực do Trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả nhiệm vụ được giao.

- Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, kéo dài thời gian công tác đến tuổi nghỉ hưu, thôi giữ chức vụ, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng thực hiện theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Sở Văn hóa và Thể thao.

b) Các tổ chức trực thuộc

- Bộ phận Hành chính.

- Bộ phận Tổ chức cán bộ.

- Bộ phận Kế hoạch, tài chính.

Việc phân công nhiệm vụ, bố trí công tác đối với viên chức, người lao động của Phòng Hành chính - Tổng hợp do Trưởng phòng quyết định. Viên chức, người lao động của Phòng thực hiện nhiệm vụ theo phân công, chấp hành sự điều hành trực tiếp của Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và pháp luật về kết quả công việc được giao.

2. Số lượng người làm việc

- Số lượng người làm việc của Phòng Hành chính - Tổng hợp được giao trên cơ sở Đề án vị trí việc làm gắn với chức năng, nhiệm vụ và nằm trong tổng số lượng người làm việc của Thư viện được cấp có thẩm quyền phê duyệt. 

- Ngoài số lượng viên chức nghiệp vụ, Phòng Hành chính - Tổng hợp có thể được bố trí thêm người lao động hợp đồng để thực hiện công tác bảo vệ, vệ sinh tạp vụ, kỷ thuật điện và lái xe, trên cơ sở kế hoạch của đơn vị đã được Sở Văn hóa và Thể thao phê duyệt.